Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Stand: 26.06.2026

Verantwortlicher

Copertino

4K-Analytics

Puschstraße 6a

04103 Leipzig

E-Mail: support@4k-analytics.de

Wir sind für diese Website, deren Inhalt und die darauf stattfindende Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich.

§1 Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nach Art der Nutzung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

  1. Stammdaten des Nutzers bei Registrierung: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gespeichert als nicht umkehrbarer Hash)
  2. Technische Verbindungsdaten beim Seitenbesuch: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  3. Personaldaten der Arbeitnehmer des Kunden, die dieser zum Zweck der Tariftreueberechnung über die Software hochlädt (z. B. Lohn- und Gehaltsdaten, Arbeitszeiten, Qualifikationen); diese Daten werden ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden verarbeitet
  4. Kommunikationsdaten bei Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail: Absender, Nachrichteninhalt, Zeitstempel

§2 Wann und warum wir personenbezogene Daten verarbeiten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden Situationen und auf folgender Rechtsgrundlage:

  1. Wenn Sie unsere Website besuchen (technisch notwendige Verbindungsdaten zur Auslieferung der Seite) — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem störungsfreien Betrieb der Website)
  2. Wenn Sie sich registrieren oder in Ihr Konto einloggen — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung)
  3. Wenn Sie die Tariftreue-Funktion nutzen und Personaldaten Ihrer Arbeitnehmer hochladen — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (Vertragserfüllung und gesetzliche Verpflichtung nach GVWG und vergleichbaren Tariftreuegesetzen); die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden als Verantwortlichem
  4. Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, uns anrufen oder uns eine E-Mail schreiben — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage auf den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages gerichtet ist

§3 Tariftreueberechnungen (Kernfunktion der Software)

Der wesentliche Verarbeitungszweck von Copertino ist der automatisierte Abgleich von Lohn- und Personaldaten Ihrer Arbeitnehmer mit gesetzlichen und tariflichen Referenzwerten nach dem Gesetz über das Vergabewesen (GVWG) und vergleichbaren Vorschriften.

Zu diesem Zweck laden Sie als Kunde Personaldaten Ihrer Arbeitnehmer im CSV- oder Excel-Format in die Software hoch. Diese Daten werden mit vereinbarten Referenzwerten verglichen und das Ergebnis als Übersicht zur Verfügung gestellt.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung des Kunden nach GVWG und vergleichbaren Tariftreuegesetzen).

Bitte beachten Sie: Copertino liefert ausschließlich einen automatisierten Datenabgleich. Die Software ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Lohnberatung und gibt keine Garantie auf die inhaltliche Richtigkeit der Ergebnisse im Hinblick auf die gesetzlichen Tarifvorgaben.

§4 Auftragsverarbeitung durch 4K Analytics

Die technische Infrastruktur und Berechnung von Copertino wird durch die folgende Gesellschaft als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO erbracht:

4K Analytics

Puschstraße 6a

04103 Leipzig

E-Mail: support@4k-analytics.de

Amtsgericht Leipzig, HRB 34389

Mit 4K Analytics besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. 4K Analytics verarbeitet Ihre Personaldaten ausschließlich nach unserer Weisung und für die Zwecke der Leistungserbringung. 4K Analytics ist berechtigt, seinerseits Subunternehmer einzusetzen, die denselben datenschutzrechtlichen Verpflichtungen unterliegen.

Die Personaldaten, die Sie zum Zweck der Tariftreueberechnung übermitteln, werden von 4K Analytics grundsätzlich nur temporär im Arbeitsspeicher vorgehalten und nach Abschluss der Berechnung automatisch gelöscht. Zusammenfassungen der Berechnungsergebnisse können für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert bleiben.

§5 Weitergabe von Berechnungsergebnissen an Dritte und Behörden

Wenn Sie als Kunde die Ergebnisse der Tariftreueberechnungen an Dritte (z. B. an zuständige Behörden im Rahmen einer Tariftreueprüfung) weitergeben, sind Sie verpflichtet, diesen Ergebnissen einen Hinweis (Disclaimer) beizufügen, der Funktionsweise und Grenzen der Software angemessen erläutert.

Eine eigenständige Weitergabe Ihrer Personaldaten durch 4K Analytics an Dritte ohne Ihren ausdrücklichen Auftrag erfolgt nicht.

Eine Übermittlung von Personaldaten oder Berechnungsergebnissen in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland.

Ausgenommen hiervon ist die Nutzung der Single-Sign-On-Funktion (§9): Sofern Sie sich über einen der dort genannten Drittanbieter mit Sitz in einem Drittland (insbesondere Google LLC und Microsoft Corporation mit Sitz in den USA) anmelden, werden dabei Authentifizierungsdaten an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (DPF). Die Nutzung des SSO-Logins ist freiwillig; alternativ ist eine direkte Registrierung ohne Drittanbieter möglich.

§6 Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

  1. Personaldaten, die zum Zweck der Tariftreueberechnung übermittelt werden: temporär während der Verarbeitung; automatische Löschung nach Abschluss der Berechnung
  2. Auswertungsergebnisse und Berechnungsübersichten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; Löschung oder Rückgabe bei Vertragsende
  3. Konto- und Vertragsdaten: bis zur Beendigung des Nutzungsverhältnisses und dem Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften)
  4. Verbindungs- und Zugriffsprotokolle: üblicherweise bis zu 30 Tage

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB, AO) bleiben von den vorstehenden Fristen unberührt.

§7 Datenschutzbeauftragter

Herr Rechtsanwalt Stephan Krämer, LL.M.

KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Nordstraße 17a

50733 Köln

Deutschland

www.kinast.eu

§8 Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person stehen Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:

  1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
  2. Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
  3. Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
  4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
  5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
  6. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf einem berechtigten Interesse beruht.
  7. Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (SDT), Devrientstraße 5, 01067 Dresden, www.sdtb.sachsen.de.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

§9 Cookies

Diese Website setzt Cookies ein. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Wir unterscheiden zwischen:

  1. Technisch notwendigen Cookies, die für den Betrieb der Website zwingend erforderlich sind (z. B. Session-Cookies für das Login). Diese Cookies werden ohne Ihre gesonderte Einwilligung gesetzt, da sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeitet werden.
  2. Optionalen Cookies für den Single-Sign-On (SSO), die nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Cookies ermöglichen es Ihnen, sich mit einem bestehenden Konto eines Drittanbieters anzumelden, ohne ein separates Passwort zu vergeben. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir bieten SSO über folgende Anbieter an:
    • Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (DPF).
    • Microsoft Corporation (Azure Active Directory), One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Datenschutzerklärung: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (DPF).
    • LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
    • PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg. Datenschutzerklärung: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full.
    • Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Datenschutzerklärung: https://stripe.com/de/privacy.
    Bei Nutzung des SSO-Logins werden Authentifizierungsdaten an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Wir setzen keine Cookies zu Analyse- oder Trackingzwecken.

Sie können das Setzen von Cookies in Ihrem Browser unterbinden oder bereits gesetzte Cookies löschen. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung notwendiger Cookies die Funktionsfähigkeit der Website einschränken kann.

§10 SSL-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

§11 Hosting und technische Infrastruktur

Diese Website und die zugehörige technische Infrastruktur werden ausschließlich auf eigenen Servern der 4K Analytics, Puschstraße 6a, 04103 Leipzig, betrieben. Es werden keine externen Hosting-Dienstleister eingesetzt. Sämtliche Daten verbleiben auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland. Eine Weitergabe von Infrastrukturdaten an Dritte findet nicht statt.

§12 Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierten Entscheidungsverfahren einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Die durch Copertino durchgeführten Tariftreueberechnungen stellen einen automatisierten Datenabgleich dar, der dem Kunden als Verantwortlichem als Hilfsmittel dient. Die abschließende Bewertung und rechtliche Einordnung der Berechnungsergebnisse obliegt stets dem Kunden selbst.